Σχέδιο υπό νομικό έλεγχο. Κάθε νέα έκδοση δημοσιεύεται εδώ και γνωστοποιείται κατά το άρθρο 19 των Όρων.

Μεταξύ του Πελάτη (στο εξής «Υπεύθυνος Επεξεργασίας») και της COSSELIE Ε.Ε. (διακριτικός τίτλος COSSELIE) (στο εξής «Εκτελών»).

Η παρούσα καταρτίζεται κατά το άρθρο 28 §3 ΓΚΠΔ και ακολουθεί τη δομή των πρότυπων συμβατικών ρητρών μεταξύ υπευθύνων και εκτελούντων της Εκτελεστικής Απόφασης (ΕΕ) 2021/915.

1. Αντικείμενο και ιεραρχία

1.1 Η παρούσα διέπει κάθε επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που ο Εκτελών διενεργεί για λογαριασμό του Υπευθύνου στο πλαίσιο της Υπηρεσίας.

1.2 Σε περίπτωση σύγκρουσης, η παρούσα υπερισχύει των Όρων Χρήσης ως προς την προστασία δεδομένων.

1.3 Δεν εφαρμόζεται στα δεδομένα για τα οποία ο Εκτελών ενεργεί ως υπεύθυνος επεξεργασίας (λογαριασμοί, επικοινωνία, τηλεμετρία, χρέωση) ούτε στα συγκεντρωτικά και ανωνυμοποιημένα δεδομένα του άρθρου 11 των Όρων.

2. Ρόλοι

2.1 Ο Υπεύθυνος καθορίζει τους σκοπούς και τον τρόπο της επεξεργασίας. Ο Εκτελών επεξεργάζεται αποκλειστικά κατ' εντολή του.

2.2 Ο Εκτελών ενημερώνει τον Υπεύθυνο αν, κατά τη γνώμη του, μια εντολή παραβιάζει τον ΓΚΠΔ ή άλλη διάταξη για την προστασία δεδομένων (άρ. 28 §3 εδ. β ΓΚΠΔ), και δικαιούται να αναστείλει την εκτέλεσή της μέχρι να διευκρινιστεί.

3. Οδηγίες

3.1 Οι τεκμαιρόμενες οδηγίες του Υπευθύνου είναι: η παροχή της Υπηρεσίας όπως περιγράφεται στους Όρους και στην τεκμηρίωση, οι ενέργειες που ο ίδιος ή οι Χρήστες του εκτελούν μέσα στην εφαρμογή, και οι ρυθμίσεις που επιλέγει.

3.2 Πρόσθετες ή αποκλίνουσες οδηγίες δίνονται εγγράφως. Αν συνεπάγονται πρόσθετο κόστος ή τεχνική μεταβολή, τα μέρη συμφωνούν προηγουμένως τους όρους.

3.3 Ο Εκτελών δεν επεξεργάζεται τα δεδομένα για δικούς του σκοπούς, δεν τα πωλεί και δεν τα χρησιμοποιεί για διαφήμιση ή για εκπαίδευση μοντέλων που θα χρησιμεύσουν σε τρίτους.

3.4 Ο Εκτελών επεξεργάζεται πέραν των οδηγιών μόνο όπου το επιβάλλει το δίκαιο της Ένωσης ή της Ελλάδας· στην περίπτωση αυτή ενημερώνει τον Υπεύθυνο πριν την επεξεργασία, εκτός αν το δίκαιο το απαγορεύει για λόγους δημοσίου συμφέροντος.

4. Υποχρεώσεις του Υπευθύνου

4.1 Ο Υπεύθυνος εγγυάται ότι διαθέτει νόμιμη βάση για κάθε επεξεργασία που αναθέτει.

4.2 Ο Υπεύθυνος ενημερώνει τα υποκείμενα κατά τα άρθρα 13 και 14 ΓΚΠΔ — ιδίως τους εργαζομένους οδηγούς ως προς την καταγραφή θέσης, τους σκοπούς, τη διάρκεια και τα δικαιώματά τους.

4.3 Όπου η επεξεργασία συνεπάγεται συστηματική παρακολούθηση της θέσης εργαζομένων, ο Υπεύθυνος διενεργεί εκτίμηση αντικτύπου κατά το άρθρο 35 ΓΚΠΔ, όπως απαιτεί ο σχετικός κατάλογος της Αρχής Προστασίας Δεδομένων, και τηρεί τις υποχρεώσεις που απορρέουν από αυτήν. Ο Εκτελών παρέχει υπόδειγμα και τις τεχνικές πληροφορίες που χρειάζεται ο Υπεύθυνος, χωρίς να υποκαθιστά την υποχρέωσή του.

4.4 Ο Υπεύθυνος δεν καταχωρίζει στην Υπηρεσία ειδικές κατηγορίες δεδομένων (άρ. 9 ΓΚΠΔ) ούτε δεδομένα ποινικών καταδικών, σε πεδία ελεύθερου κειμένου ή αλλού. Η Υπηρεσία δεν έχει σχεδιαστεί γι' αυτά.

4.5 Ο Υπεύθυνος ενεργοποιεί και ρυθμίζει την καταγραφή θέσης μόνο στον βαθμό που είναι αναγκαία, και δεν τη χρησιμοποιεί για αξιολόγηση ή πειθαρχικό έλεγχο εργαζομένων πέραν όσων έχει γνωστοποιήσει.

5. Εμπιστευτικότητα

Ο Εκτελών διασφαλίζει ότι κάθε πρόσωπο που έχει πρόσβαση στα δεδομένα δεσμεύεται από υποχρέωση εμπιστευτικότητας, συμβατική ή εκ του νόμου, και λαμβάνει πρόσβαση μόνο στο μέτρο που απαιτεί το έργο του.

6. Ασφάλεια

6.1 Ο Εκτελών εφαρμόζει τα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα του Παραρτήματος Β, κατά το άρθρο 32 ΓΚΠΔ.

6.2 Τα μέτρα μπορούν να εξελίσσονται, εφόσον δεν μειώνεται το επίπεδο ασφαλείας.

6.3 Ο Εκτελών επανεξετάζει τα μέτρα τουλάχιστον ετησίως και μετά από κάθε ουσιώδη μεταβολή της αρχιτεκτονικής.

7. Υπο-εκτελούντες

7.1 Ο Υπεύθυνος παρέχει γενική έγκριση για τη χρήση υπο-εκτελούντων, υπό τους όρους του παρόντος άρθρου.

7.2 Οι υπο-εκτελούντες κατά την υπογραφή απαριθμούνται στο Παράρτημα Γ.

7.3 Ο Εκτελών επιβάλλει σε κάθε υπο-εκτελούντα, με σύμβαση, υποχρεώσεις τουλάχιστον ισοδύναμες με τις παρούσες, και ευθύνεται έναντι του Υπευθύνου για τις πράξεις τους ως για δικές του.

7.4 Αλλαγές. Ο Εκτελών γνωστοποιεί κάθε προσθήκη ή αντικατάσταση τουλάχιστον 30 ημέρες πριν. Ο Υπεύθυνος μπορεί να εναντιωθεί εντός 15 ημερών, για βάσιμους λόγους προστασίας δεδομένων. Αν δεν βρεθεί λύση, ο Υπεύθυνος δικαιούται να καταγγείλει χωρίς κύρωση, με πλήρες δικαίωμα εξαγωγής.

8. Δικαιώματα των υποκειμένων

8.1 Ο Εκτελών συνδράμει τον Υπεύθυνο, με κατάλληλα τεχνικά μέσα, στην ικανοποίηση αιτημάτων πρόσβασης, διόρθωσης, διαγραφής, περιορισμού, φορητότητας και εναντίωσης.

8.2 Αν αίτημα υποκειμένου φτάσει απευθείας στον Εκτελόντα, δεν το ικανοποιεί ο ίδιος: το διαβιβάζει χωρίς καθυστέρηση στον Υπεύθυνο και ενημερώνει το υποκείμενο σε ποιον απευθύνεται.

8.3 Η Υπηρεσία παρέχει τις δυνατότητες εξαγωγής, διόρθωσης και διαγραφής που επιτρέπουν στον Υπεύθυνο να ανταποκριθεί χωρίς παρέμβαση του Εκτελούντος, στον βαθμό που το επιτρέπει η φορολογική νομοθεσία.

9. Συνδρομή στα άρθρα 32–36

Ο Εκτελών συνδράμει τον Υπεύθυνο, λαμβάνοντας υπόψη τη φύση της επεξεργασίας και τις πληροφορίες που διαθέτει, στη συμμόρφωση με: την ασφάλεια (άρ. 32), τη γνωστοποίηση παραβιάσεων (άρ. 33-34), την εκτίμηση αντικτύπου (άρ. 35) και την προηγούμενη διαβούλευση (άρ. 36).

10. Παραβίαση δεδομένων

10.1 Ο Εκτελών ενημερώνει τον Υπεύθυνο χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση και σε κάθε περίπτωση εντός 48 ωρών αφότου λάβει γνώση παραβίασης που αφορά δεδομένα του Υπευθύνου.

10.2 Η ενημέρωση περιλαμβάνει, στον βαθμό που είναι γνωστά: τη φύση της παραβίασης, τις κατηγορίες και τον κατά προσέγγιση αριθμό υποκειμένων και εγγραφών, τις πιθανές συνέπειες, τα μέτρα που ελήφθησαν ή προτείνονται, και σημείο επικοινωνίας. Πληροφορίες που δεν είναι διαθέσιμες παρέχονται σταδιακά.

10.3 Ο Εκτελών δεν γνωστοποιεί την παραβίαση στην εποπτική αρχή ή στα υποκείμενα για λογαριασμό του Υπευθύνου, εκτός αν του το ζητήσει εγγράφως. Η υποχρέωση γνωστοποίησης βαρύνει τον Υπεύθυνο.

10.4 Ο Εκτελών τηρεί εσωτερικό μητρώο περιστατικών.

11. Διαγραφή ή επιστροφή

11.1 Με τη λύση της σύμβασης, και κατ' επιλογή του Υπευθύνου, ο Εκτελών επιστρέφει ή διαγράφει τα δεδομένα.

11.2 Ο Υπεύθυνος δηλώνει την επιλογή του εντός της προθεσμίας εξαγωγής του άρθρου 18.4 των Όρων. Αν δεν δηλώσει, τα δεδομένα διαγράφονται.

11.3 Η διαγραφή καλύπτει και τα αντίγραφα ασφαλείας, κατά τον κύκλο εναλλαγής τους, ο οποίος δεν υπερβαίνει τις 30 ημέρες. Μέχρι τότε τα δεδομένα παραμένουν κρυπτογραφημένα και δεν υφίστανται περαιτέρω επεξεργασία.

11.4 Ο Εκτελών μπορεί να διατηρήσει δεδομένα στον βαθμό που το επιβάλλει ο νόμος, ενημερώνοντας τον Υπεύθυνο για τη νομική βάση και τη διάρκεια.

11.5 Ο Εκτελών βεβαιώνει εγγράφως τη διαγραφή, κατόπιν αιτήματος.

12. Απόδειξη συμμόρφωσης και έλεγχοι

12.1 Ο Εκτελών θέτει στη διάθεση του Υπευθύνου κάθε πληροφορία απαραίτητη για την απόδειξη της συμμόρφωσης με το άρθρο 28 ΓΚΠΔ.

12.2 Ο Υπεύθυνος δικαιούται έλεγχο μία φορά ανά ημερολογιακό έτος, με προειδοποίηση 30 ημερών, σε εργάσιμες ώρες, χωρίς διατάραξη της λειτουργίας, και με δέσμευση εμπιστευτικότητας του ελεγκτή. Πρόσθετος έλεγχος επιτρέπεται μετά από τεκμηριωμένο περιστατικό ή εντολή αρχής.

12.3 Ο Εκτελών μπορεί να ανταποκριθεί με τεκμηρίωση, ερωτηματολόγιο ή έκθεση ανεξάρτητου ελεγκτή, εφόσον αυτά καλύπτουν το αντικείμενο του ελέγχου.

12.4 Το κόστος του ελέγχου βαρύνει τον Υπεύθυνο, εκτός αν ο έλεγχος αποκαλύψει ουσιώδη μη συμμόρφωση του Εκτελούντος.

13. Τόπος επεξεργασίας και διεθνείς διαβιβάσεις

13.1 Η επεξεργασία γίνεται εντός Ελλάδας, σε υποδομή που ελέγχει ο Εκτελών. Κρυπτογραφημένα αντίγραφα ασφαλείας τηρούνται επιπλέον σε υπο-εκτελούντα εντός Ευρωπαϊκής Ένωσης (Παράρτημα Γ), χωρίς πρόσβαση στο κλειδί αποκρυπτογράφησης.

13.2 Ο Εκτελών δεν διαβιβάζει δεδομένα εκτός ΕΟΧ. Τυχόν μελλοντική διαβίβαση προϋποθέτει επαρκείς εγγυήσεις του Κεφαλαίου V ΓΚΠΔ και ακολουθεί τη διαδικασία του άρθρου 7.4.

14. Διάρκεια

Η παρούσα ισχύει όσο ο Εκτελών επεξεργάζεται δεδομένα για λογαριασμό του Υπευθύνου, και οι υποχρεώσεις εμπιστευτικότητας, διαγραφής και απόδειξης συμμόρφωσης επιβιώνουν της λύσης της.

15. Ευθύνη

Εφαρμόζεται το άρθρο 82 ΓΚΠΔ. Ο περιορισμός ευθύνης του άρθρου 16 των Όρων δεν εφαρμόζεται σε αξιώσεις υποκειμένων ή κυρώσεις εποπτικών αρχών, στον βαθμό που ο νόμος δεν επιτρέπει περιορισμό.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α — Περιγραφή της επεξεργασίας

Αντικείμενο. Παροχή της υπηρεσίας SmartDeltio: σύνταξη, ψηφιακή έκδοση και διαβίβαση παραστατικών διακίνησης, παρακολούθηση της εκτέλεσης της διακίνησης, ειδοποίηση των εμπλεκομένων.

Διάρκεια. Όσο διαρκεί η σύμβαση, συν την προθεσμία εξαγωγής και τον κύκλο των αντιγράφων ασφαλείας.

Φύση και σκοπός. Συλλογή, καταχώριση, οργάνωση, αποθήκευση, χρήση, διαβίβαση προς την ΑΑΔΕ και προς τους λοιπούς συμμετέχοντες στη διακίνηση, διαγραφή.

Κατηγορίες υποκειμένων:

Κατηγορίες δεδομένων:

Ειδικές κατηγορίες δεδομένων: καμία. Ο Υπεύθυνος δεν επιτρέπεται να καταχωρίζει τέτοια δεδομένα (άρθρο 4.4).

Διατήρηση:

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Β — Τεχνικά και οργανωτικά μέτρα

Δημοσιεύεται μόνο ό,τι έχει επαληθευτεί στο σύστημα κατά την ημέρα δημοσίευσης.

Β.1 Απομόνωση δεδομένων πελατών

Κάθε πίνακας που ανήκει σε πελάτη φέρει υποχρεωτικό αναγνωριστικό οργανισμού και προστατεύεται με ασφάλεια σε επίπεδο γραμμής (RLS) ενεργοποιημένη και επιβεβλημένη, με χωριστές πολιτικές ανά εντολή. Ο ρόλος της εφαρμογής έχει ελάχιστα δικαιώματα.

Β.2 Διαπιστευτήρια ΑΑΔΕ

Δεν εμφανίζονται ποτέ σε αρχεία καταγραφής, μηνύματα σφάλματος, δοκιμές ή αντίγραφα σε αναγνώσιμη μορφή. Η φόρμα καταχώρισης δεν εμφανίζεται ούτε δέχεται δεδομένα σε μη ασφαλή σύνδεση.

Β.3 Ταυτοποίηση και συνεδρίες

Η ταυτοποίηση γίνεται από το COSSELIE ID, υπηρεσία ταυτοποίησης του Εκτελούντος σε δική του υποδομή, χωρίς κωδικό πρόσβασης, με σύνδεσμο μίας χρήσης περιορισμένης διάρκειας προς το email του χρήστη. Η εφαρμογή δεν τηρεί κωδικούς.

Β.4 Κρυπτογράφηση κατά τη μεταφορά

Όλη η δημόσια κίνηση μέσω TLS, με ανακατεύθυνση των μη ασφαλών αιτημάτων και αυστηρή πολιτική ασφαλούς μεταφοράς.

Β.5 Ακεραιότητα τεκμηρίων

Η βάση δεδομένων είναι το κανονικό αρχείο· τα PDF και τα XML είναι αποδόσεις του.

Β.6 Διαχωρισμός περιβαλλόντων

Η διαβίβαση προς το παραγωγικό περιβάλλον της ΑΑΔΕ ενεργοποιείται χωριστά ανά οργανισμό, ποτέ με καθολικό διακόπτη.

Β.7 Αντίγραφα ασφαλείας

Νυχτερινά κρυπτογραφημένα αντίγραφα της βάσης, με επαλήθευση της δυνατότητας επαναφοράς και αντίγραφο σε χωριστή τοποθεσία. Αντίγραφο εικόνας του εξυπηρετητή με εναλλαγή αντιτύπων.

Β.8 Αρχή της αποτυχίας προς τα κλειστά

Ελλιπής ρύθμιση, άγνωστη κατάσταση ή μη επαληθεύσιμη είσοδος οδηγούν σε άρνηση, ποτέ σε εικασία. Καμία επανάληψη μεταβλητικής κλήσης προς την ΑΑΔΕ μετά από αβέβαιη έκβαση χωρίς προηγούμενη συμφωνία.

Β.9 Έλεγχος πρόσβασης του Εκτελούντος

Σήμερα η πρόσβαση αυτή ανήκει σε ένα πρόσωπο.

Β.10 Ασφάλεια δικτύου

Η δημόσια επιφάνεια περνά από αντίστροφο διαμεσολαβητή που τερματίζει το TLS. Η εφαρμογή δέχεται αιτήματα μόνο για τα δηλωμένα ονόματα κεντρικών υπολογιστών.

Β.11 Ελαχιστοποίηση δεδομένων θέσης

Καταγραφή μόνο κατά τη διάρκεια ενεργής αποστολής, σε διακριτά στίγματα και όχι ως συνεχής διαδρομή, μέσα σε παράθυρο που ανήκει στο σκέλος και κλείνει μόνο του (προεπιλογή 12 ώρες, μέγιστο 24)· εμφάνιση ως περιοχή και χρόνος, όχι ως ζωντανός χάρτης ή ιστορικό· διαγραφή μετά από 30 ημέρες· η άρνηση της άδειας από τη συσκευή δεν εμποδίζει τη λειτουργία της εφαρμογής· καταγραφή απενεργοποιημένη εξ ορισμού, μέχρι ο πελάτης να δηλώσει ότι ενημέρωσε τους οδηγούς του.

Β.12 Δημόσια σελίδα παρακολούθησης

Πρόσβαση με μοναδικό αναγνωριστικό περιορισμένης διάρκειας και δυνατότητα ανάκλησης. Ενιαία απάντηση για άγνωστο, ληγμένο ή ανακληθέν αναγνωριστικό, ώστε να μην αποκαλύπτεται η ύπαρξη αποστολής.

Β.14 Επανεξέταση

Τα μέτρα επανεξετάζονται τουλάχιστον ετησίως και μετά από κάθε ουσιώδη μεταβολή.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Γ — Υπο-εκτελούντες

Ισχύς: 29/9/2026

Η Hetzner Online GmbH διαθέτει πιστοποίηση ISO/IEC 27001:2022 και BSI C5 Type 2· τα πιστοποιητικά είναι δημόσια στη σελίδα ασφάλειας πληροφοριών της. Με τη σύμβαση επεξεργασίας που συνάφθηκε μαζί της στις 28/9/2026 δεσμεύεται ότι η επεξεργασία γίνεται αποκλειστικά εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης ή του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου. Σε κάθε περίπτωση λαμβάνει μόνο κρυπτογραφημένα αρχεία· το κλειδί αποκρυπτογράφησης το κατέχει μόνο ο Εκτελών.

Η ταυτοποίηση (COSSELIE ID) και η αποστολή email γίνονται σε υποδομή του ίδιου του Εκτελούντος και δεν αποτελούν υπο-εκτέλεση.